Mit Robots automatisieren

Robots sind entweder Aktionen, die automatisch ausgeführt werden, oder bestimmte Regeln, die beim Ausführen bestimmter Aktionen auf dem Taskboard überprüft werden. Für jede Taskliste können Sie im Bereich „Taskboard und Robots“ des Wizards die Robots auswählen und nach Ihren Bedürfnissen kombinieren.

Allgemeine Robot-Merkmale:

Obwohl die verschiedenen Robot-Typen verschiedene Aktionen automatisieren, verhalten sich trotzdem alle Typen ähnlich:

Sie können Robot-Typen kombinieren: Sie können sowohl Robots desselben Typs als auch Robots verschiedener Typen auf derselben Liste oder demselben Ordner miteinander kombinieren. Zum Beispiel kann eine Liste einen Robot für CELUM Content und einen Fälligkeitsrobot haben. Wenn eine bestimmte Kombination nicht möglich ist, wird die Robot-Auswahl deaktiviert. Wenn ein Robot im ausgewählten Typ nicht mit einem bereits gesetzten Robot kombiniert werden darf, dann wird der „Erstellen“-Button im „Robot erstellen“-Dialog deaktiviert.

Änderungen der Robot-Einstellungen werden nur auf neue Tasks oder neu hinzugefügte Assets angewendet: Dies bedeutet, dass alle vorherigen Einstellungen für Ordner, Listen, Tasks und Inhalte unverändert bleiben, wenn sie VOR dem Setzen eines Robots erstellt wurden. Zum Beispiel ändert sich das Fälligkeitsdatum eines Tasks in einer Liste nur, wenn der Task NACH dem Setzen des Fälligkeitsrobots auf der Liste erstellt oder in sie verschoben wurde. Alle Tasks, die vor dem Setzen des Robots erstellt wurden, sind davon nicht betroffen.

Robot-Benachrichtigungen: Wenn ein Robot angewendet wird, erhalten Sie eine Snackbar-Benachrichtigung und alle Workroom-Mitwirkenden sehen im Taskboard oder auf einem Ordner, dass ein Robot für eine Liste definiert ist. Falls ein Robot wegen unerfüllter Bedingungen nicht angewendet werden, wird eine Warnung auf dem Robot-Chip angezeigt.

Robots bearbeiten und löschen

Sie können Robots in Ihrem Workroom einfach bearbeiten und löschen.

Nur Robots, für die mehrere Trigger-Aktionen oder Ergebnisse verfügbar sind, können bearbeitet werden.

Um einen Robot zu bearbeiten, klicken Sie sein Robot-Chip an. Ein Dialog zum Bearbeiten öffnet sich. Erst, wenn Sie Änderungen vornehmen, aktiviert sich der „Speichern“-Button:
Um einen Robot zu löschen, klicken Sie einfach den „Löschen“-Button in der oberen rechten Ecke seines Robot-Chips. Der Robot ist damit gelöscht.

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