Robots für Tasklisten

Aktionen wie das Zuweisen von Tasks, das Setzen eines Fälligkeitsdatums oder eines Tasklisten-Verantwortlichen kann ganz einfach mit Robots für Tasklisten automatisiert werden. In den Bereichen in diesem Artikel finden Sie detaillierte Informationen, wie Sie Tasklisten-Robots erstellen können, und was diese tun.

Robots für Task-Zuweisung

Für Task-Zuweisungen können Sie zwischen zwei Robots mit verschiedenen Zuweisungsaktionen wählen:

Robot für verpflichtende Zuweisung: Wenn dieser Robot gesetzt ist, müssen alle Tasks, die in die gewählte Liste verschoben werden, zumindest einer Person zugewiesen sein.
Robot für Zuweisung: Wenn dieser Robot gesetzt ist, werden alle Tasks, die in der gewählten Liste erstellt oder dahin verschoben werden, automatisch zumindest einer Person zugewiesen oder alle Zuweisungen werden entfernt.

Der Robot „Zuweisung“ ist beim Erstellen von persönlichen Vorlagen oder Vorlagen ohne eingeladene Personen deaktiviert.

Klicken Sie das Robot-Icon im Robots-Bereich einer Liste an.
Wählen Sie „Verpflichtende Zuweisung“ oder „Zuweisung“ aus dem Menü. Ein neuer Dialog öffnet sich:
Um den Robot zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Verpflichtende Zuweisung: Klicken Sie „Erstellen“. Ein neues Robot-Chip erscheint auf der ausgewählten Liste.
- Zuweisung:
  1. Wählen Sie eine Trigger-Aktion im oberen Teil des Dialogs aus, die das Ergebnis des Robots für die aktuelle Liste auslöst. Sie können zwischen den Trigger-Aktionen „erstellt“ und „verschoben“ auswählen.
  2. Wählen Sie ein Ergebnis des Robots im unteren Teil des Dialogs. Sie können zwischen „weise zu“ (um den Task automatisch an Personen zuzuweisen) und „entferne alle Zuweisungen“ (um alle Zuweisungen des Tasks zu entfernen) wählen.
    
    Die Option „Entferne alle Zuweisungen“ ist nur verfügbar, wenn der Task verschoben wird.
  3. Wenn Sie „weise zu“ als Ergebnis ausgewählt haben, klicken Sie den Personen-Auswahl-Button an, um Personen auszuwählen, an die der Task automatisch zugewiesen wird. Sie können den Task auch neuen Benutzern zuweisen.
  4. Wenn Sie die Tasks an Personen zuweisen, können Sie bereits zugewesene Personen auch entfernen.
Klicken Sie „Erstellen“. Ein neues Robot-Chip erscheint auf der ausgewählten Liste im Wizard.

Robots für Task-Management

Diese Robots helfen Ihnen, den Prozess der Task-Erstellung auf einer Taskliste zu automatisieren. Die beiden Robots für Task-Erstellung schließen sich gegenseitig aus. Das bedeutet, sobald einer der beiden auf einer Liste gesetzt ist, kann der andere nicht mehr darauf gesetzt werden.

Robot zum Beschränken der Task-Erstellung

Robot zum automatischen Erstellen von Tasks

Robots für Fälligkeitsdatum

Mit diesen Robots können Sie zwischen verschiedenen Fälligkeitsdaten für einen Task wählen, der in einer bestimmten Liste erstellt oder hin verschoben wird. Um alle verfügbaren Robots zu sehen und zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie das Robot-Icon im Robots-Bereich einer Liste und wählen Sie den Eintrag „Fälligkeit“ aus dem Menü. Ein neuer Dialog öffnet sich:
Wählen Sie eine Trigger-Aktion im oberen Teil des Dialogs aus, die das Ergebnis des Robots auslöst. Sie können zwischen den Trigger-Aktionen „erstellt“ und „verschoben“ auwählen.
Wenn die Trigger-Aktion gesetzt ist, wählen Sie im unteren Teil des Dialogs das Fälligkeitsformat als Ergebnis aus:

Wenn ein Task, der bereits ein Fälligkeitsdatum hat, in eine Liste mit dem Fälligkeitsrobot verschoben wird, dann wird das bestehende Fälligkeitsdatum durch das Datum aus dem Robot ersetzt.

setze seine Fälligkeitsfrist – Definieren Sie einen Zeitraum (in Tagen) in dem der Task beendet werden muss.
setze sein Fälligkeitsdatum – Wählen Sie ein Datum, bis zu dem der Task beendet werden muss.
verwende die Fälligkeit der Taskliste – Verwenden Sie die Fälligkeit der betroffenen Taskliste als Fälligkeit für Tasks. Falls die Taskliste keine Fälligkeit gesetzt hat, wird der Robot nicht ausgeführt.
entferne sein Fälligkeitsdatum – Entfernen Sie das Fälligkeitsdatum für Tasks in der betroffenen Liste. Wenn ein Task noch keine Fälligkeit hat, wird der Robot nicht ausgeführt.

Klicken Sie „Erstellen“. Ein neues Robot-Chip erscheint auf der ausgewählten Liste im Wizard.

Robot für Tasklisten-Verantwortliche

Nur Listen mit Verantwortlichen werden von diesem Robot betroffen. Wenn der Robot auf einer Liste ohne Verantwortlichkeit gesetzt wird, erscheint eine Warnung.

Mit dem Robot „Tasklisten-Verantwortliche“ geben Sie den Tasklisten-Verantwortlichen mehr Kontrolle darüber, was mit Tasks passiert, die in ihre Liste verschoben wird. Um den Robot zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie das Robot-Icon im Robots-Bereich einer Liste und wählen Sie den Eintrag „Tasklisten-Verantwortliche“ aus dem Menü. Ein neuer Dialog öffnet sich:
Wählen Sie im unteren Teil des Dialogs das Ergebnis des Robots aus. Die ausgewählte Aktion kann dann nur von Tasklisten-Verantwortlichen ausgeführt werden:

verschoben – Nur Tasklisten-Verantwortliche können die Tasks aus der betroffenen Liste in eine andere Liste verschieben, wenn der Robot aktiv ist.
verschoben und bearbeitet – Nur Tasklisten-Verantwortliche können die Tasks in der betroffenen Liste bearbeiten oder in eine andere Liste verschieben, wenn der Robot aktiv ist.

Klicken Sie „Erstellen“. Ein neues Robot-Chip erscheint auf der ausgewählten Liste im Wizard.