Dateien und Ordner mit externen Personen teilen

Mit der Teilen-Funktion können Sie ausgewählte Dateien und Ordner für einen bestimmten Zeitraum mit anderen Personen teilen, die keinen Zugang zu Ihrem Workroom oder CELUM Work insgesamt haben. Dadurch bekommen Personen NUR Zugang zu den Dateien, die Sie für sie ausgewählt haben – so lange, wie Sie das möchten.

Wann Sie die Teilen-Funktion verwenden sollten

Teilen von Dateien oder Ordnern ist in manchen Fällen die beste Option:

• Wenn Sie mit externen Personen und Agenturen zusammenarbeiten, die keinen Zugang zu CELUM Work haben.

• Wenn Sie mit sensiblen Dateien arbeiten, die nicht über andere Kanäle geteilt werden dürfen.

• Wenn Sie bestimmte Dateien oder Ordner mit Ihren Kollegen teilen möchten, Sie die Kollegen aber nicht in Ihren Workroom einladen möchten.

Objekte teilen

1. Gehen Sie zum Datei-Explorer.

2. Rechtsklicken Sie ein oder mehrere Objekte, um das Kontextmenü zu öffnen.

3. Klicken Sie den Menüeintrag „Datei(en) teilen“, „Ordner teilen“ oder „Elemente teilen“ an.

   Alternativ finden Sie die Menüeinträge im Aktionsbereich oder Magic-Menü. Ebenso finden Sie die Aktion „Datei(en) teilen“ im „Weitere Aktionen“-Menü in der Datei-Detailansicht einer Datei sowie im Kontextmenü in der Task-Detailansicht für angehängte Dateien.

4. Der Teilen-Dialog öffnet sich. Er zeigt auf der linken Seite die Teilen-Details an, in der linken eine Liste aller Dateien, die geteilt werden sollen.

   Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie einzelne Dateien mit dem Button „Datei entfernen“ aus dem Teilen-Dialog entfernen. Ebenso können Sie mit dem „Rückgängig“-Button die Datei wieder hinzufügen.

5. Konfigurieren Sie im Teilen-Dialog die Details:

• Empfänger: Geben Sie für jeden Empfänger eine gültige E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Adresse im Drop-Down-Menü aus. Alle Empfänger werden unterhalb des Feldes aufgelistet.
  Klicken Sie den Enfernen-Button neben einer Adresse, um den Empfänger zu entfernen.

• Nachricht: Geben Sie optional eine Nachricht an die Empfänger ein.

  Sie können auch eine Lesebestätigung von den Empfängern verlangen. Diesem Fall erscheint die Nachricht auf der Landingpage als Pop-Up. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachricht gelesen wird.

• Gültigkeitsdauer: Gibt den Zeitraum an, in dem die Landingpage erreichbar ist. Wählen Sie einen gewünschten Zeitraum im Drop-Down-Menü aus.

6. Klicken Sie „Teilen“, um die Details zu speichern. Ein Bestätigungsdialog öffnet sich.

7. Klicken Sie „OK“ im Bestätigungsdialog, um zu teilen.

8. Wenn die Dateien bereit sind, erhalten Sie und die Empfänger eine E-Mail mit dem Link zur Landingpage.

Geteilte Objekte sehen und herunterladen

Wenn Dateien geteilt wurden, erhalten sowohl der Sender als auch die Empfänger eine E-Mail mit dem Link zur Landingpage. Auf der Landingpage können Empfänger die Dateien herunterladen.

So erreichen Sie die Landingpage:

1. Klicken Sie den Link „Geteilte Dateien öffnen“ im E-Mail. Sie werden zur Landingpage weitergeleitet.

2. AkzeptierenSie in einem Pop-Up die Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung, um weiterzugehen.

3. Wenn eine Lesebestätigung angefordert wurde, wird die angegebene Nachricht in einem Pop-Up angezeigt. Aktivieren Sie die Bestätigung und schließen Sie den Dialog.

4. Jetzt sehen Sie die Landingpage.

Die Landingpage

Auf der Landingpage sehen Sie eine Übersicht der geteilten Dateien sowie die wichtigsten Informationen darüber.

Sie können folgende Aktionen auf der Landingpage vornehmen:

• Anzeigesprache ändern. Sie können zwischen Englisch und Deutsch wählen. Standardmäßig wird die Browser-Sprache verwendet.

• Teilen-Details ansehen, zum Beispiel Namen und E-Mail-Adresse des Absenders, Anzahl an Dateien, Gültigkeitsdauer und Nachricht.

  Klicken Sie „Anzeigen“, um die Nachricht des Absenders zu sehen.

• Alle geteilten Dateien herunterladen mit dem Button „Alles herunterladen“.

• Einzelne Dateien herunterladen mit dem Download-Icon neben jeder Datei.