Assets und Ordner über eine praktische Share-Seite teilen

Mit der Teilen-Funktion können Sie ausgewählte Assets für einen bestimmten Zeitraum mit anderen Personen teilen, die keinen Zugang zu Ihrem Workroom oder CELUM Work insgesamt haben. Dadurch bekommen Personen NUR Zugang zu den Assets, die Sie für sie ausgewählt haben – so lange, wie Sie das möchten.

Wann Sie die Teilen-Funktion verwenden sollten

Teilen von Assets ist in manchen Fällen die beste Option:

• Wenn Sie mit externen Personen und Agenturen zusammenarbeiten, die keinen Zugang zu CELUM Work haben.

• Wenn Sie bestimmte Assets oder Ordner mit Ihren Kollegen teilen möchten, Sie die Kollegen aber nicht in Ihren Workroom einladen möchten.

Objekte teilen

1. Gehen Sie zum Asset-Explorer.

2. Rechtsklicken Sie ein oder mehrere Objekte, um das Kontextmenü zu öffnen.

   Wenn Sie einen Ordner zum Teilen ausgewählt haben, werden alle Assets innerhalb des Ordners geteilt. Der Ordner selbst wird nicht angezeigt.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Menüeintrag „Teilen“ im Kontextmenü. Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:

• Teilen per E-Mail mit der Option „Per E-Mail“: Damit können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an Empfänger der geteilten Assets schicken.

1. Der Teilen-Dialog öffnet sich. Dort können Sie die Einstellungen ändern (siehe Abschnitt „Share-Einstellungen konfigurieren“ weiter unten).

2. Klicken Sie den Button „Teilen“ im Dialog, um die Einstellungen zu speichern.

3. Das Teilen beginnt und eine Snackbar erscheint:
   

4. Wenn die Assets bereit sind, erhalten Sie und die Empfänger eine E-Mail mit dem Link zur Landingpage.

• Teilen per Link mit der Option „Link erhalten“: Damit erstellen Sie einen direkten Link zur Landingpage, die die geteilten Assets enthält, und kopieren ihn in Ihre Zwischenablage, damit Sie ihn einfach an einer gewünschten Stelle einfügen können. Der Link ist für 15 Tage gültig.

1. Eine Snackbar mit dem Share-Fortschritt erscheint.

2. Um den Link direkt zu öffnen und auf die Landingpage zu gehen, klicken Sie den Button „Link öffnen“ in der Snackbar:
   

3. Der Link wird sofort in die Zwischenablage kopiert und ist zum Teilen verfügbar. Um den Link mit anderen zu teilen, fügen Sie ihn einfach ein. Der Link ist für 15 Tage gültig.    

Share-Einstellungen konfigurieren

Wenn Sie per E-Mail teilen, öffnet sich der Teilen-Dialog. Sie können dort die folgenden Details konfigurieren:

1. Empfänger: Geben Sie für jeden Empfänger eine gültige E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Adresse im Drop-Down-Menü aus. Alle Empfänger werden unterhalb des Feldes aufgelistet.

   Klicken Sie den Enfernen-Button neben einer Adresse, um den Empfänger zu entfernen.

2. Nachricht an die Empfänger*innen: Geben Sie optional eine Nachricht an die Empfänger ein.

3. Bestätigung per Text-Dialog verlangen: Optional können Sie einen weiteren Text eingeben, den Empfänger bestätigen müssen, wenn Sie die Landingpage zum ersten Mal besuchen.

4. Gültigkeitsdauer: Gibt den Zeitraum an, in dem die Landingpage erreichbar ist. Wählen Sie einen gewünschten Zeitraum im Drop-Down-Menü aus.

5. Asset-Übersicht: Listet alle Assets, die geteilt werden, auf.

Asset-Übersicht

Auf der rechten Seite des „Per E-Mail teilen“-Dialogs können Sie die Liste aller zuteilenden Assets sehen. Sie können ein Asset aus der Assetliste entfernen, mittels des „Asset entfernen“-Buttons.

Geteilte Objekte sehen und herunterladen

Wenn Assets geteilt wurden, erhalten sowohl der Sender als auch die Empfänger eine E-Mail mit dem Link zur Landingpage. Auf der Landingpage können Empfänger die Assets herunterladen.  

So erreichen Sie die Landingpage:

1. Klicken Sie den Link „Geteilte Assets öffnen“ im E-Mail.

2. Sie werden zur Landingpage weitergeleitet.

3. Wenn der Sender eine Nachricht mit Lesebestätigung definiert hat, wird die Nachricht in einem Pop-Up angezeigt. Klicken Sie „Bestätigen“, um das Pop-Up zu schließen.

4. Jetzt sehen Sie die Landingpage mit allen geteilten Assets.

Die Landingpage

Auf der Landingpage sehen Sie eine Übersicht der geteilten Assets sowie die wichtigsten Informationen darüber.

Sie können folgende Aktionen vornehmen:

1. Anzeigesprache ändern. Sie können zwischen Englisch, Deutsch und Französisch wählen. Standardmäßig wird die Browser-Sprache verwendet.

2. Teilen-Details ansehen, zum Beispiel Namen und E-Mail-Adresse des Absenders, Anzahl an Assets und Gültigkeitsdauer.

3. Assets suchen und filtern: Suchen Sie nach Assets und filtern Sie die Assets nach Inhaltstyp und Größe.

4. Alle geteilten Assets herunterladen mit dem Button „Alles herunterladen“.

5. Alle geteilten Assets oder Ihre Such- und Filter-Ergebnisse ansehen. Hier können Sie die Assets auswählen oder ihre Detailansicht öffnen.

Assets herunterladen

Sie können Assets von der Landingpage auf folgenden Wegen herunterladen:

• Laden Sie alle geteilten Assets mit dem Button „Alles herunterladen“ herunter.

• Laden Sie einzelne Assets herunter, indem Sie sie anklicken und eine bestimmte Variante in der Asset-Detailansicht auswählen.

• Laden Sie mehrere Assets herunter, indem Sie sie auswählen und das „Herunterladen“-Icon in der Snackbar anklicken, die bei Mehrfachauswahl erscheint. Dadurch öffnet sich ein Varianten-Auswahldialog, wo Sie bestimmte Varianten auswählen können, die für die Assets heruntergeladen werden.